Gå til hovedside Innherred samkommune Innherred samkommune

12.11.2009

Samkommunestyret 12.11.09

sak 35/09

<<forrige sak | vedtak | neste sak>>


ORGANISASJONSUTVIKLING INNHERRED SAMKOMMUNE

Saksbehandler:

Ola Stene

Arkivref: 2009/9284

Saken avgjøres av: SKS
Saksordfører: (Ingen)

Utvalg Møtedato Saksnr.
Samkommunestyret 12.11.09 35/09

Administrasjonssjefens forslag til vedtak:

1.      I samarbeid med de ansattes organisasjoner får administrasjonssjefen i oppgave å vurdere den administrative organiseringen av Innherred samkommune og foreslå eventuelle endringer.

2.      Målet med prosessen er å oppnå enda større stordriftsfordeler og forbedre den overordna ledelsen av samkommunen og bidra med bedre lederstøtte og utvikling av morkommunene.

Vedlegg:

Ingen

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt):

Ingen

Saksopplysninger:

Da Innherred samkommune ble etablert 1.2.2004 var den administrative organiseringen slik:

I 2005/06 ble helse-rehab og barn og familie tatt ut av samkommunen mens servicekontor og dokumentsenter ble lagt inn, slik at organisasjonen ble slik:

I forbindelse med søknaden om ISK 3 ble det bl.a besluttet å legge Brann og noen stabsfunksjoner inn i samkommunen fra 1.1.2010.

Både Levanger og Verdal kommuner har store økonomiske utfordringer. Kommunestyrene har vært opptatt av effektiv drift og ønsker å redusere de administrative kostnadene for å kunne prioritere tjenesteproduksjonen. Den vesentligste del av administrasjonen av kommunene er lagt til Innherred samkommune. Det er derfor naturlig at det legges stor vekt på å ta ut gevinster av besparelser i samkommunen.

Budsjettet for 2010 forutsetter en nedbemanning av flere stillinger i samkommunen. Dette har sjølsagt også betydning for organiseringen.

I forbindelse med budsjett for 2009 vedtok Levanger kommunestyre at den administrative organiseringen skulle gjennomgås med tanke på effektivisering. Den prosjektgruppen som ble nedsatt kom raskt fram til at det var nødvendig å se på samkommuneenhetene om en skulle oppnå gevinster her. Dette lå utenom gruppens mandat, men prosjektet laget et notat som følger som vedlegg til denne saken:

Administrasjonssjefen arrangerte et arbeidsmøte om utvikling av samkommunen den 23. oktober 09. Her deltok enhetslederne i samkommunen, tillitsvalgte og de strategiske ledergruppene i kommunene. Følgende tema ble arbeidet med denne dagen:

  • Egenevaluering etter 6 år

  • Avklaring av arbeidsoppgaver fram til 1.1.10

  • Prosess for organisasjonsutviklingen.

Følgende kom fram i besvarelsene fra gruppene:

Egenevaluering

·         Positive erfaringer med felles reglement og rådgiving. Forbedringer, mer utvikla til en organisasjon – sterkere fagmiljø.

·         Positive erfaringer når det gjelder IT – større fagmiljø. Behov for å forbedre dialogen med ledelse.

·         Fortsatt noe uutnytta på fellesløsninger, men utviklinga er positiv. Er noen enheter for små?

·         Behov for mer tydeliggjøring av mål. Litt for mange ”privatpraktiserende”. Trenger bedre verktøy for å måle kvalitet og ressursbruk.

·         Viktig med strukturavklaring og delegering. Bred involvering i endringsprosesser viktig

·         Utfordring å få samkjørt servicekontoret som ikke er samlokalisert.

·         Det hadde vært lettere å ta ut gevinster om morkommuneenhetene i de to kommunene var mer samkjørte og at morkommene var likt organisert. Som eksempel på kompliserende informasjonsoppgave for servicekontoret ble nevnt at det ble lagt ulik strategi og løsning for svineinfluensaen.

·         Behov for overordna ledelse i ISK. Morkommuneenhetene blir fulgt tett opp av kommunalsjefer, mens administrasjonssjefen skal følge opp samkommuneenhetene selv i tillegg til å være rådmann i sin morkommune.

·         Samkommunen må profileres bedre.

·         Samkommunestyret har for få politiske saker til å saker til å bli et politisk verksted som tar styringen i regionale oppgaver.

·         Organisasjonen er ikke trygg på at det politiske miljøet er villig til å bidra til å utvikle samkommunen videre slik at stordriftsfordeler kan tas ut i større grad enn i dag.

Fram til 1.1.10

Arbeidsavtaler må utarbeides og distribueres. Allmøte for presentasjon og markering bør avholdes.

Prosess for organisasjonsutviklingen.

·         Forbedringsprosess på rapportering mm, jfr revisjonsotat 2008 kan løses uavhengig av organiseringen

·         Vi bør lage en sak til samkommunestyret hvor det forankeres et OU-prosjekt for ISK.  Dette bør opp i november-møtet. Dialogkonferansen vil være en naturlig milepæl for arbeidet.

·         Vi må ha fokus på de framtidige arbeidsoppgavene.

·         Prosess for samkjøring av morkommunene – jfr kvalitetsarbeidet og innføring av kvalitetslosen. Enhetene i morkommunene og samkommunen må få samme betegnelser.

·         Strategien for profilering av samkommunen bør endres slik at samkommunen bli mer synlig. Bør kommunene profilere seg mer samlet?

·         Profilhandbok for samkommunen og kommunene bør utarbeides

·         Det må skapes stabil politisk forankring av samkommunen gjennom bl.a

­        Å skape gode resultat og presentere disse

­        Dialog med både tillitsvalgte, administrativ og politisk ledelse i tillegg til dialogsaminaret.

·                     Avklare hvilke oppgaver samkommunen skal ha framover:

­        Samhandlingsreformen, utnyttelse av kommunal kompetanse. 

­        Hva bør sentraliseres/desentraliseres.

Når det gjelder vegen videre kom det følgende innspill:

×           Få til en god prosess, gjerne med ekstern bistand (f.eks HINT)

×           Starte prosessen på nytt med tydelig mandat, tydelig prosesstid, med deltakere fra ISK/tillitsvalgte.  Bestillingen bør komme fra Samkommunestyret til adm.sjefen.

×           Utrede eventuelt nye områder og oppgaver hvor det er stordriftsfordeler

Det vil bli avholdt felles forum for tillitsvalgte 10. november. I dette forumet vil foreliggende sak bli drøftet.

Vurdering:

Administrasjonssjefen stiller seg i hovedsak bak det som kom fram i arbeidsmøtet 23.10.

Det er viktig at det er samkommunestyret som bestiller en evt organisasjonsutviklingsprosess.

I forbindelse med arbeidet med forlengelse av forsøket ble følgende mål vedtatt i mai 2009:

Innherred samkommune skal bidra til

  • Bedre tjenester innenfor stramme økonomiske rammer

  • Effektiv offentlig ressursbruk og reduserte driftsutgifter på sikt

  • Utvikling av lokaldemokratiet gjennom helhetlig politisk styring av interkommunalt samarbeid

  • Regional- og nasjonal utviklingskraft

  • Sterke fagmiljø

  • Økt beredskap for å møte nye utfordringer

  • Et positivt og utviklingsorientert bilde av regionen – omdømmebygging.

  • Samarbeid på fagområder/tjenesteområder for å støtte oppgaver som fortsatt skal ligge i morkommunene.

  • Lovfesting av samkommunen som modell for interkommunalt samarbeid.

En OUprosess krever ressurser, men er etter administrasjonssjefens vurdering nødvendig for å kunne tilfredsstille de målene samkommunestyret har satt for samkommunen videre.

En kan tenke seg en slik framdrift:

  • Forum for tillitsvalgte 10.11.09
  • Samkommunestyret 12.11.09
  • Mandat og organisering samt prosjektplan avklares før jul 2009
  • Forstudie klar og drøftes på dialogseminaret 18-19. februar 2010
  • Endringer utredes som forprosjket i mars-april 2010
  • Politisk behandling mai-juni 2010
  • Gjennomføring av ny organisasjon 1.7 2010.

 

<<forrige sak | vedtak | neste sak>> | ^

Gå til hovedside Innherred samkommune