Gå til hovedside Innherred samkommune Innherred samkommune

05.11.2010

Samkommunestyret 09.09.10

sak 39/10

<<forrige sak | vedtak | neste sak>>

 

Organisasjonsutvikling Innherred samkommune

Saksbehandler:

Ola Stene

Arkivref: 2009/9284

Saken avgjøres av: SKS
Saksordfører: (Ingen)

Utvalg Møtedato Saksnr.
Samkommunestyret 09.09.10 39/10

Administrasjonssjefens forslag til vedtak:

  1. Samkommunestyret tar administrasjonssjefens vurderinger til etterretning.

  2. Administrasjonssjefen bes komme tilbake til spørsmål om eventuell opprettelse av stilling som kommunalsjef for samkommunen herunder utrede hvordan slik stilling kan finansieres.

  3. Det delegeres til administrasjonssjefen å gjennomføre budsjettendringer som følge av omorganiseringen.

Vedlegg:

1.

Organisasjonsutvikling Innherred samkommune – prosjektrapport PDF

Andre saksdokumenter (ikke vedlagt):

Ingen

Saksopplysninger:

Samkommunestyret vedtok i sak 35/09 den 17. november 2009 følgende

1.    I samarbeid med de ansattes organisasjoner får administrasjonssjefen i oppgave å vurdere den administrative organiseringen av Innherred samkommune og foreslå eventuelle endringer.

2.    Målet med prosessen er å oppnå enda større stordriftsfordeler og forbedre den overordna ledelsen av samkommunen og bidra med bedre lederstøtte og utvikling av morkommunene.

Arbeidet ble organisert med Strategisk ledergruppe (rådmenn og komunalsjefer i morkommunene) supplert med 4 hovedtillitsvalgte som styringsgruppe og med ledergruppa (enhetslederne og administrasjonssjef/rådmann) som referansegruppe og følgende prosjektgruppe:

  • Øystein Lunnan (prosjektleder)

  • Anne Grete Wold

  • Per Erik Garli

  • Sølvi Melvold

  • Johannes Bremer

  • Lise Heggdal (tillitsvalgt)

  • Tove Randi Olsen (tillitsvalgt)

Administrasjonssjefen har vært prosjektansvarlig og ga prosjekgruppen følgende mandat:

1.            Evaluering av dagens organisering av Innherred samkommune og oppnådde resultat med forsøket

2.            Gjennomgå ny grunnavtale og forsøksforskrift og foreslå organisering av de nye oppgavene samkommunen har fått fra 1.1.2010

3.            Gjennomgå dagens enheter i samkommunen og vurdere om det er en hensiktsmessig inndeling for framtiden. Foreslå eventuelle endringer.

I gjennomgangen skal følgende spesielt vektlegges:

                     effektiv ressursutnyttelse, jfr budsjett 2010

                     hensiktsmessige stabs og støttefunksjoner for utvikling og drift av kommunene

                     god oppfølging av samkommuneenhetene

4.            Grensesnittet mellom morkommuner og samkommunen vurderes og tydeliggjøres, særlig forholdet mellom enhetene i samkommunen og stab(-ene)

Prosjektgruppa har i regelen hatt ukentlige møter a 2 timer vekselvis på Levanger og Verdal. Det er avvikla 2 møter med styringsgruppa og et med referansegruppa.

Det er brukt mye tid på å skape felles forståelse av problemstillingene knytta til mandatet, og tolking av materiale fra dialog med ansatte. Alle i gruppa har deltatt i arbeidet med datainnsamling og skriving av sluttrapport.

Prosjektgruppa leverte sin rapport som forutsatt første uka i mai, men ettersom det ikke var noe samkommunestyremøte i juni ble det ikke mulig å legge saken fram til politisk behandling før sommerferien slik planen var.

Sammendrag av prosjektets forslag:

Plassering av nye oppgaver:

  • Brann har egen prosess og er definert ut av dette prosjektet.
  • Voksenopplæring: Prosjektet foreslår at det lages en enhet Voksenopplæring i ISK. Den lokaliseres til Levanger. I tillegg til arbeid og oppgaver etter opplæringslovas §4A, får enheten ansvar for utføringa av opplæringa etter Introduksjonloven i begge kommunene.
  • Kvalitetsarbeid plasseres i ny felles stab i ISK.
  • Kommunelege plasseres i ny felles stab i ISK.

Endringer i dagens organisasjon nå:

  • Det opprettes stilling som kommunalsjef ISK. Stillingen får et overordna ansvar for samhandling mellom kommunene, for å øke økonomisk og kvalitetsmessig effekt av samkommunen. Andre oppgaver som kan legges til stillingen er regional utvikling, felles utredninger som samhandlingsreform og næring.
  • Arbeid med grunnlag for eiendomsskatt flyttes fra enhet kemner til enhet PBOM.
  • Det opprettes en felles stab for ISK. Den erstatter dagens staber i morkommunene. Viktigste arbeidsfelt er utvikling, støtte for rådmannsnivået og overordna felles saker. Stab i ISK skal lokaliseres til begge morkommunene. Det er en forutsetning at det ikke bygges opp staber i morkommunene.

Nødvendige prosesser for utvikling og endring av ISK.

  • Det startes utredning for å ta ut større effekt av fagsystem. Administrasjonssjefen får ansvar, og utredninga skal være ferdig innen 1.11.2010
  • Det startes utredning om oppgavefordeling og oppgaveflyt for merkantile tjenester mellom sentrale enheter i ISK og produksjonsenheter i morkommunene og ISK. Arbeidet må ses i sammenheng med kvalitetsarbeidet. Harmonisering av utviklinga i morkommunene som vilkår for effektivitet er en premiss. Administrasjonssjefen får ansvar å starte arbeidet, og utredninga skal være ferdig innen 1.2.2011.
  • Det startes et arbeid for å utvikle informasjonsflyten inn til våre hjemmesider. Administrasjonssjefen er ansvarlig for å starte arbeidet, og utredning skal være ferdig innen 1.10.2011.
  • Når utredningene er gjennomført, vil en ha bedre grunnlag for å vurdere om en skal endre antall enheter i ISK eller arbeidsfordelinga mellom dem.

Vurdering:

Prosjektgruppa har etter administrasjonssjefens vurdering gjort en veldig grundig og god jobb og har godt begrunnede forslag til forbedringer av samkommunen og morkommunene. Særlig er det interessant at de kommer med forslag til videre utviklingsprosesser.

Etter drøfting i strategisk ledergruppe har administrasjonssjefen kommet fram til at alle forslagene fra prosjektgruppa bør gjennomføres så raskt som mulig med unntak av voksenopplæring og kommunalsjef. Nærmere vurderinger av dette følger under.

Det blir da ikke store endringer i organiseringen i første omgang men det vil bli etablert en felles utviklingsstab direkte underlagt administarsjonssjefen. Denne vil bestå av kvalitetsleder/HMS-koordinator (ressurser flyttes fra org.enheten), kommuneplanleder (ressurser flyttes fra økonomienheten) og prosjektkoordinator (ressurser flyttes fra morkommunene). Dessuten vil det være naturlig at kommuneadvokat, kommuneoverlege og felles trainee organiseres i denne utviklingsstaben. I så stor grad som mulig bør utviklingsstaben samalokaliseres.

Voksenopplæring:

Prosjektet foreslår at det lages en enhet Voksenopplæring i ISK. Den lokaliseres til Levanger. I tillegg til arbeid og oppgaver etter opplæringslovas §4A som samkommunen allerede har ansvar for foreslås at enheten får ansvar for utføringa av opplæringa etter Introduksjonsloven i begge kommunene.

Administrasjonssjefen er enig i at det er fornuftig å samle alt arbeide med voksenopplæring, også etter introduksjonsloven i en felles enhet, men ettersom Verdal er i ferd med å reorganisere sitt voksenopplæringsarbeid opp mot fremmedspråklige og ønsker å høste erfaringer med dette før en evt gjør nye endringer, vil jeg ikke tilrå at dette legges inn nå. Jeg foreslår derfor at en i første omgang oppfyller forsøksforskriften med at samkommunen bestiller den undervisningen en har ansvar for hos morkommuene. Morkommunene må overføre ressurser til samkommunen for at dette skal være mulig.

Opprettelse av egen kommunalsjef

Både for å få strategisk kapasitet og tyngde i arbeidet med samkjøring av kommunene, samhandling med andre kommuner og ikke minst helseforetaket i arbeidet med samhandlingsreformen er det etter administrasjonssjefens vurdering en god ide å etablere en felles stilling som kommunalsjef for samhandling. Pga prosesser og personalmessige endringer i morkommunene trengs mer tid før en evt kan realitetsbehandle dette. Jeg tilrår derfor at dette utredes nærmere. I en slik utredning må det framgå hvordan slik stilling kan finansieres.

Administrasjonssjefen presenterte sine vurderinger i felles forum for tillitsvalgte mandag 30.8.2010. Evt uttalelser fra fagforeninger fram til møtet vil bli framlagt.

<<forrige sak | vedtak | neste sak>> | ^

Gå til hovedside Innherred samkommune